Les documents à conserver (quittances de loyer, contrats d'assurance...) se présentent le plus souvent sous forme papier. Ces documents originaux ont une valeur juridique.

Vous pouvez utiliser des photocopies de vos documents (particuliers) (un diplôme par exemple) à destination de l'administration si la copie est lisible. Cependant, l'administration concernée peut demander l'original du document en cas de doute sur la validité de la copie.

La durée de conservation (particuliers) varie selon le type de document.

* Cas 1 : Original numérique

Des documents produits par un organisme privé ou public peuvent vous être envoyés par courrier électronique ou être mis à votre disposition sur un site internet au format numérique. Ces documents ont la même valeur juridique que les documents papier originaux et les mêmes durées de conservation (particuliers).

Exemples : relevés de comptes bancaires, factures d'énergie ou d'accès à internet, etc.

À savoir : pour obtenir des documents sous forme numérique, il faut généralement disposer d'un compte sur le site internet concerné.

Si vous payez vos impôts en ligne, vos avis d'imposition sont disponibles dans votre espace personnel (particuliers) sur impots.gouv.fr. Vous pouvez choisir de ne recevoir que la version numérique de vos avis.

* Cas 2 : Document scanné par vos soins

Si vous scannez vous-même des documents papier pour les conserver sur votre ordinateur, ils n'ont pas la valeur d'un original.