Lorsque l'entreprise reçoit un avis de contravention d'un véhicule de l'entreprise, elle doit indiquer l'identité et l'adresse de la personne qui conduisait le véhicule, sauf en cas de vol, d'usurpation de plaque d'immatriculation ou de tout autre événement de force majeure.

L'entreprise doit envoyer à l'autorité compétente une lettre recommandée avec demande d'avis de réception (ou lui adresser l'information de façon dématérialisée), dans un délai de 45 jours à compter de l'envoi ou de la remise de l'avis de contravention.

Les informations à renseigner et leurs modalités de transmission sont précisées. L'identité et l'adresse du salarié, ainsi que la référence du permis de conduire doivent être communiquées.

En cas de transmission par lettre recommandée avec avis de réception, l'employeur doit utiliser le formulaire joint à la contravention en y précisant :

• soit l'identité et l'adresse de la personne physique présumée conduisant le véhicule lorsque l'infraction a été constatée ainsi que la référence de son permis de conduire ;

• soit les éléments permettant d'établir l'existence d'un vol, d'une usurpation de plaque d'immatriculation ou de tout autre événement de Événement exceptionnel, imprévisible et irrésistible justifiant de s'exonérer d'une obligation, d'un engagement ou d'une responsabilité (par exemple : catastrophe naturelle pour un contrat d'assurance, décès pour un contrat de travail...) (professionnels).

L'employeur doit joindre au formulaire selon le cas :

• la copie du récépissé du dépôt de plainte pour vol ou destruction du véhicule ou pour le délit d'usurpation de plaque d'immatriculation ;

• la copie de la déclaration de destruction de véhicule ;

• les copies de la déclaration de cession du véhicule et de son accusé d'enregistrement dans le système d'immatriculation des véhicules, ou une déclaration motivée expliquant tout autre événement de force majeure.

En cas de transmission par voie dématérialisée, l'employeur doit passer par le site de l'Agence nationale de traitement automatisé des infractions (professionnels) (ANTAI) en utilisant les informations figurant sur la contravention, à l'aide du formulaire figurant sur le site.

La transmission de ce formulaire produit les mêmes effets que l'envoi de la lettre recommandée avec demande d'avis de réception. Un accusé d'enregistrement est délivré automatiquement après validation et envoi de toutes les informations demandées.

L'employeur transmet de façon numérisée, selon les formats indiqués sur le site, la copie des documents justifiant d'un vol, d'une destruction ou cession du véhicule ou d'une usurpation de plaque d'immatriculation. Il peut aussi mentionner sur le formulaire en ligne les éléments justifiant de tout autre événement de force majeure.

Dans les deux cas, l'employeur doit indiquer la référence du permis de conduire du salarié.

Si l'entreprise ne remplit pas cette obligation, elle encourt une 750 €dont le montant forfaitaire est de 135 €, lequel peut être minoré (90 €) ou majoré (375 €) selon le délai de paiement(ou de 450 € à 3 750 € pour l'entreprise personne morale).

Les infractions concernées sont celles commises avec un véhicule appartenant à une personne morale, ou loué par elle et constatées, c'est-à-dire par ou à partir d'un appareil de contrôle automatique homologué.

La nature des infractions non précisée par la loi, est fixée par un décret. Il s'agit de celles relatives :

• au port d'une ceinture de sécurité ;

• à l'usage du téléphone tenu en main ;

• à l'usage de voies et chaussées réservées à certaines catégories de véhicules ;

• à la circulation sur les bandes d'arrêt d'urgence ;

• au respect des distances de sécurité ;

• au franchissement et au chevauchement des lignes continues ;

• aux signalisations imposant l'arrêt des véhicules ;

• aux vitesses maximales autorisées ;

• au dépassement ;

• à l'engagement dans l'espace compris entre les deux lignes d'arrêt à un feu de signalisation, réservé aux cycles et cyclomoteurs.

L'entreprise s'expose également à des poursuites pénales en cas de fausse déclaration : amende allant jusqu'à 45 000  € pour les personnes physiques, pouvant s'accompagner d'une peine de 5 ans de prison.

À noter : Si un même véhicule est affecté à plusieurs salariés, l'employeur peut avoir du mal à déterminer l'auteur de l'infraction. Il a donc intérêt à mettre en place un carnet de bord mentionnant les créneaux horaires d'utilisation du véhicule par les salariés concernés et comportant leur signature et d'y associer un suivi journalier.

Attention : L'employeur qui paie les contraventions à la place de ses salariés doit verser des cotisations sociales sur le montant de ces amendes.