Conditions d'honorabilité

Le dirigeant ou le représentant de la société ne doit pas avoir fait l'objet :

• d'une condamnation pénale définitive pour crime ou d'une condamnation donnant lieu à une peine d'au moins 3 mois d'emprisonnement sans sursis pour des faits tels que vol, recel, escroquerie, blanchiment, abus de confiance, trafic de stupéfiants, corruption, faux, association de malfaiteurs, proxénétisme, fraude fiscale ;

• du retrait de l'agrément de l'activité de domiciliation dans les 5 années précédentes ;

• d'une faillite personnelle ou d'une interdiction d'exercer une activité commerciale ou de gérer (professionnels).

Les actionnaires ou associés détenant au moins 25 % des voix, des droits de vote ou des parts sociales de la société de domiciliation doivent également satisfaire à ces conditions d'honorabilité.

Lieu d'installation et d'exercice

La société de domiciliation d'entreprises :

• ne peut pas exercer dans un local à usage d'habitation principale ou à usage mixte professionnel ;

• doit justifier qu'elle dispose juridiquement des locaux, c'est-à-dire soit être propriétaire des locaux mis à la disposition de la personne domiciliée, soit être titulaire d'un bail commercial de ces locaux ;

• doit justifier la mise à disposition des personnes domiciliées de locaux dotés d'une pièce propre :

  • à assurer la confidentialité nécessaire ;

  • à permettre une réunion régulière des organes chargés de la direction, de l'administration ou de la surveillance de l'entreprise ;

  • à permettre la tenue, la conservation ou la consultation des livres, registres et documents comptables obligatoires (archives commerciales et juridiques).

Les justificatifs peuvent être un plan de masse, des relevés cadastraux, des descriptifs des locaux avec photographie, etc.

Attention : L'exercice de l'activité de domiciliation sans avoir préalablement obtenu l'agrément ou après le retrait de l'agrément est sanctionné d'une peine d'emprisonnement de 6 mois et d'une amende de 7 500 €.

Obligations du domiciliataire

Le domiciliataire doit détenir, pour chaque personne domiciliée, un dossier contenant :

• les pièces justificatives relatives, s'agissant des personnes physiques, à leur domicile personnel et à leurs coordonnées téléphoniques et, s'agissant des personnes morales, au domicile et aux coordonnées téléphoniques de leur représentant légal ;

• les justificatifs relatifs à chacun des lieux d'activité des entreprises domiciliées et au lieu de conservation des documents comptables lorsqu'ils ne sont pas conservés chez le domiciliataire.

Il doit informer le greffier du tribunal, à l'expiration du contrat ou en cas de résiliation anticipée, de la cessation de la domiciliation de l'entreprise dans ses locaux. Lorsque la personne domiciliée dans ses locaux n'a pas pris connaissance de son courrier depuis 3 mois, il en informe également le greffier du tribunal de commerce ou la chambre des métiers et de l'artisanat.

La société domiciliataire doit fournir au centre des impôts et aux organismes de recouvrement de la sécurité sociale :

• chaque trimestre, une liste des personnes domiciliées dans ses locaux au cours de cette période ou qui ont mis fin à leur domiciliation ;

• avant le 15 janvier, une liste des personnes domiciliées au 1^er janvier de l'année.

Obligations du domicilié

La personne domiciliée doit présenter le contrat de domiciliation lors de sa demande d'immatriculation. Le contrat de domiciliation doit être mentionné au RCS du domicilié, avec l'indication du nom ou de la dénomination sociale et des références de l'immatriculation de l'entreprise domiciliataire.

La personne domiciliée doit :

• utiliser effectivement et exclusivement les locaux, soit comme siège de l'entreprise, soit, si le siège est situé à l'étranger, comme agence, succursale ou représentation ;

• informer le domiciliataire de toute modification concernant son activité, son domicile personnel pour une personne physique, ou pour une société sa forme juridique, son objet, les noms et domiciles personnels des personnes ayant le pouvoir de l'engager à titre habituel ;

• donner mandat au domiciliataire de recevoir en son nom toute notification.

À savoir : Le non-respect de ces obligations peut être sanctionné d'une amende de 1 500 €.