Conditions de déductibilité

Pour être déductibles du résultat imposable d'une entreprise ou du revenu du professionnel, les frais de déplacement doivent être :

• exposés dans l'intérêt direct de l'exploitation, en accord avec l'objet social de l'entreprise, ce qui exclut les dépenses d'ordre personnel ;

• se rattacher à une gestion normale de l'entreprise (ne pas être excessifs ni fictifs) ;

• être comptabilisés en charge au cours de l'exercice auquel elles se rapportent ;

• être effectivement acquittés et s'appuyer sur des pièces justificatives telles que factures ou quittances.

Attention : Si des allocations forfaitaires pour déplacement sont versées aux dirigeants et aux cadres, elles ne doivent pas être cumulées avec des frais de même nature remboursés et figurant en charges.

Exemples de dépenses déductibles

• déplacements professionnels ;

• frais de trajet entre le domicile et le lieu de travail lorsque la distance n'excède pas 40 km. Au-delà, la déduction suppose que l'exploitant, le salarié ou le dirigeant justifient l'éloignement du domicile du lieu de travail par des circonstances particulières. Dans les deux cas, la réalité et le montant des frais de transport doivent toujours être justifiés ;

• frais de voiture particulières et de deux-roues utilisés dans le cadre de l'exploitation et acquis par l'entreprise (entretien, réparation, frais d'essence et de garage, assurance...). Ces dépenses sont déductibles en totalité des résultats imposables dès lors qu'elles satisfont aux conditions générales de déductibilité des charges (professionnels);

• frais de véhicule ou deux-roues personnel (carburant, assurances, entretien...) remboursés à l'entrepreneur individuel, aux salariés ou aux dirigeants d'une entreprise soumise à l'impôt sur les sociétés ou à l'impôt sur le revenu, lorsque ces moyens de transport sont utilisés pour les besoins de l'activité professionnelle ;

• frais d'avion, si leur engagement est rendu nécessaire par les conditions d'exercice de l'activité ;

• voyages de stimulation, procédé utilisé par les entreprises pour animer leurs réseaux de vente et promouvoir leurs ventes en se fondant sur les performances, le plus souvent commerciales, des concessionnaires ou revendeurs. Il ne s'agit pas de cadeau, mais de la contrepartie de l'activité et des efforts déployés par ceux qui les ont gagnés. Ces dépenses sont intégralement déductibles du résultat de l'entreprise sous réserve qu'elles aient été engagées dans son intérêt.

Entreprise individuelle

En principe, les frais de déplacement sont déduits pour leur montant réel.

En cas d'utilisation professionnelle d'un véhicule ou deux-roues personnel, la quote-part déductible est basée sur le rapport entre le kilométrage total et le kilométrage parcouru à titre professionnel. Lorsque des véhicules ou des deux-roues à usage mixte sont inscrits au bilan de l'entreprise, les frais sont déductibles au prorata de leur utilisation professionnelle.

Les exploitants individuels et les sociétés civiles de moyens (SCM), exerçant une activité artisanale, industrielle, commerciale ou agricole, et soumis au régime simplifié d'imposition, peuvent utiliser l'évaluation forfaitaire des frais de carburant sur la base du barème kilométrique.

Ces barèmes publiés chaque année indiquent le prix de revient kilométrique du carburant consommé par les automobiles et les deux-roues motorisés (motocyclettes, scooters et vélomoteurs), en fonction de leur puissance fiscale ou de leur cylindrée.

Par exemple, un contribuable qui justifie avoir parcouru, en 2016, 6 000 km à titre professionnel avec une voiture de 8 CV à motorisation diesel peut obtenir la déduction, au titre des frais de carburant gazole, d’une somme de 540 € (6 000 x 0,090 €).

Les véhicules affectés à un usage strictement professionnel en sont exclus, car ils bénéficient d’autres dispositifs de déduction fiscale : scooters ou camions de livraison, véhicules utilitaires, tracteurs, taxis par exemple.

La déduction est soumise à justification de l’utilisation effective pour l’activité professionnelle et de la réalité du kilométrage parcouru.

Société

En cas d'utilisation professionnelle d'un véhicule ou d'un deux-roues personnels, les frais générés sont déductibles et peuvent être évalués forfaitairement sur la base du barème kilométrique actualisé chaque année par l'administration fiscale.

Dans le cas d'une allocation forfaitaire déterminée sans recours au barème kilométrique, la fraction destinée à couvrir la partie de l'amortissement excédant le seuil de déductibilité n'est pas déductible.

À savoir : Les frais de voyages et déplacements de plus de 15 000 €, exposés par les 10 ou 5 personnes les mieux rémunérées d'une société (selon que l'effectif dépasse ou non 200 salariés), ainsi que les dépenses et charges de plus de 30 000 € liées aux véhicules dont ces personnes peuvent disposer, doivent figurer sur le relevé de frais généraux (professionnels), déposé lors de la déclaration annuelle de résultats.