La fiche individuelle de police, rédigée en français et en anglais, doit obligatoirement être remplie et signée par tout touriste de nationalité étrangère, y compris par un ressortissant de l'Union européenne, dès son arrivée dans l'établissement touristique.

Les touristes voyageant en groupe ou en voyage organisé sont également concernés.

La fiche d'hôtel doit contenir les données personnelles suivantes :

• nom et prénoms,

• date et lieu de naissance,

• nationalité,

• domicile habituel,

• numéro de téléphone mobile et adresse électronique,

• dates d’arrivée au sein de l’établissement et de départ prévue.

Les enfants âgés de moins de 15 ans peuvent figurer sur la fiche d’un adulte qui les accompagne.

Alors que jusqu'en octobre 2015 l'exploitant devait remettre la fiche d'hôtel chaque jour aux autorités de police, sa transmission automatique n'est plus obligatoire : elle doit être conservée par le professionnel pendant 6 mois et transmise aux services de police ou de gendarmerie uniquement à leur demande.

Un modèle de fiche d'hôtel (professionnels) est disponible en ligne.

Il est possible qu'une clause contractuelle permette à l'hébergeur de retranscrire sur la fiche les indications fournies lors de la réservation par le client, qui n'a plus qu'à la signer à son arrivée dans l'établissement.

À noter : le refus par le client étranger de remplir et/ou signer la fiche de police est considéré comme un motif légitime de refus de vente pour l'exploitant.