Entreprises concernées

La mise en place de la BDES est obligatoire pour les entreprises qui emploient plus de 50 salariés.

Dans le cas d'une entreprise à établissements multiples, les effectifs sont calculés au niveau global de l'entreprise, et non par établissement. La BDES comprend alors toutes les données collectées au niveau de l'entreprise, et non par établissement.

Les groupes d'entreprises ne sont pas tenus de créer une base de données unique spécifique au groupe. Mais s'ils en créent une, cette base s'ajoute alors aux bases de données propres à chacune des entreprises constituant le groupe.

Attention : en l'absence de base de données unique, l'employeur se rend coupable de délit d'entrave , passible d'une amende de 7 500 €.

Accès à la base

L'employeur a la charge de concevoir, élaborer, mettre en place et maintenir à jour la BDES, et en définir les modalités d'accès, de consultation, d'utilisation et d'actualisation.

Il est possible que ces modalités fassent l'objet d'un accord collectif.

La base de données est tenue à la disposition des personnes habilitées à la consulter sur un support informatique ou papier.

La BDES doit être accessible en permanence aux :

• membres du comité d'entreprise (CE) ou aux délégués du personnel ;

• membres du comité central d'entreprise ;

• membres du CHSCT;

• délégués syndicaux ;

• membres de la délégation unique du personnel, si elle existe ;

• dans une entreprise à établissements multiples, membres du comité d'établissement.

À noter : tout utilisateur de la BDES doit respecter une obligation de discrétion. Les informations figurant dans la base de données qui revêtent un caractère confidentiel doivent être présentées comme telles par l'employeur, qui doit indiquer la durée de leur caractère confidentiel.

Contenu

La BDES sert de support de préparation à la consultation annuelle du CE :

• sur les orientations stratégiques de l'entreprise, définies par l'organe chargé de l'administration ou de la surveillance de l'entreprise ;

• sur leurs conséquences sur l'activité, l'emploi, l'évolution des métiers et des compétences, l'organisation du travail, le recours à la sous-traitance, à l'intérim, à des contrats temporaires et à des stages.

Pour satisfaire à son obligation, l'employeur doit faire figurer sur la BDES les informations suivantes :

• présentation financière et économique de la situation de l'entreprise : chiffre d'affaires, valeur ajoutée, résultat d'exploitation, résultat net...

• investissement social : évolutions des effectifs par type de contrat (et par âge, par ancienneté, dans les entreprises de plus de 300 salariés), des emplois par catégorie professionnelle, de l'emploi des personnes handicapées, du nombre de stagiaires, formation professionnelle (investissements en formation, publics concernés) et conditions de travail (durée du travail dont travail à temps partiel et aménagement du temps de travail), et, dans les entreprises de plus de 300 salariés, exposition aux risques et aux facteurs de pénibilité, accidents du travail, maladies professionnelles, absentéisme, dépenses en matière de sécurité ;

• investissement matériel et immatériel : évolution des actifs nets d'amortissement et de dépréciations éventuelles (immobilisations), et, dans les entreprises de plus de 300 salariés, dépenses de recherche et développement, s'il y a lieu ;

• égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l'entreprise (obligation effective depuis le 1^er janvier 2016) : diagnostic et analyse de la situation respective des femmes et des hommes pour chacune des catégories professionnelles de l'entreprise en matière d'embauche, de formation, de promotion professionnelle, de qualification, de classification, de conditions de travail, de sécurité et de santé au travail, de rémunération effective et d'articulation entre l'activité professionnelle et la vie personnelle, analyse des écarts de salaires et de déroulement de carrière en fonction de l'âge, de la qualification et de l'ancienneté, évolution des taux de promotion respectifs des femmes et des hommes par métiers dans l'entreprise ;

• fonds propres et endettement : capitaux propres de l'entreprise, emprunts et dettes financières dont échéances et charges financières, impôts et taxes ;

• ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants :

  • évolution des rémunérations salariales (frais de personnel y compris cotisations sociales, évolutions salariales par catégorie et par sexe, salaire de base minimum, salaire moyen ou médian, par sexe et par catégorie professionnelle) ;

  • épargne salariale : intéressement, participation ;

  • dans les sociétés anonymes, montant global des rémunérations versées aux 5 personnes les mieux rémunérées dans les entreprises jusqu'à 200 salariés, ou les 10 personnes les mieux rémunérées au delà de 200 salariés ;

  • dans les entreprises de plus de 300 salariés, rémunérations accessoires : primes par sexe et par catégorie professionnelle, avantages en nature, régimes de prévoyance et de retraite complémentaire.

• activités sociales et culturelles : montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du comité d'entreprise, mécénat ;

• rémunération des financeurs : actionnaires (revenus distribués) et actionnariat salarié (montant des actions détenues dans le cadre de l'épargne salariale, part dans le capital, dividendes reçus) ;

• flux financiers à destination de l'entreprise : aides publiques, exonérations et réductions de cotisations sociales, crédits d'impôts, mécénat ;

• sous-traitance utilisée ou réalisée par l'entreprise ;

• transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe, le cas échéant : transferts de capitaux, cessions, fusions, et acquisitions réalisées.

En cas de BDES incomplète ou non mise à jour, le CE peut saisir le tribunal de grande instance (TGI) pour qu'il ordonne la communication par l'employeur des éléments manquants.

Les informations doivent porter sur :

• les 2 années précédentes ;

• l'année en cours ;

• les 3 années suivantes, sous forme de perspectives.

Ces informations ont été complétées, au plus tard le 31 décembre 2016, par celles transmises de manière récurrente au CE : par exemple, liste des demandes de congé ou de période de travail à temps partiel, bilan de la situation générale de la santé, de la sécurité et des conditions de travail.

À savoir : le contenu de la BDES peut être complété par un accord d'entreprise, de branche ou de groupe.