Tenue d'une comptabilité

Le commerçant est tenu d'établir une comptabilité régulière (en application de dispositions légales), sincère (de bonne foi) et fidèle à la réalité de l'entreprise.

Les entreprises peuvent tenir elles-mêmes leur comptabilité. En revanche, lorsqu'elles décident de la confier à un professionnel, elles doivent obligatoirement s'adresser à un expert-comptable inscrit au tableau de l'ordre.

En effet, seul un membre de l'ordre des experts-comptables peut effectuer des travaux de tenue, vérification, appréciation, surveillance ou redressement des comptes pour le compte de tiers. L'exercice illégal de la profession constitue un délit pouvant donner lieu à des sanctions pénales.

Tenir des documents comptables inexacts ou fictifs est sanctionné pénalement : le chef d'entreprise encourt une amende de 500 000 € et 5 ans d'emprisonnement.

Obligations comptables

Le commerçant, ou son expert-comptable, doit :

• enregistrer, de façon chronologique, les mouvements (achats, ventes, etc.) du patrimoine de l'entreprise,

• établir une facturation (professionnels) dans certains cas,

• procéder à un inventaire, obligatoire au moins 1 fois par an, qui permet de contrôler physiquement l'existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l'entreprise, à la date de clôture de l'exercice,

• établir les comptes annuels à la fin de chaque exercice au vu des enregistrements comptables et de l'inventaire (bilan, compte de résultat et annexe),

• détenir un compte bancaire, soit dans un établissement de crédit, soit dans un bureau de chèques postaux,

• conserver, au moins 10 ans après le clôture de l'exercice, toutes les pièces comptables (livre journal, grand-livre, bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur...),

• s'il est constitué sous forme de société, procéder chaque année au dépôt des comptes annuels (professionnels) auprès du greffe du tribunal de commerce.

Comptes sociaux

Les comptes annuels (ou comptes sociaux) comprennent :

• le bilan (professionnels) qui présente les éléments actifs et passifs de l'entreprise, et fait apparaître, de façon distincte, les capitaux propres,

• le compte de résultat qui rassemble les produits (ventes, intérêts de capitaux placés, etc.) et charges (achats, salaires, impôts, etc.), et fait apparaître le bénéfice ou la perte de l'exercice, après déduction des amortissements et des provisions,

• l'annexe commente et complète le bilan et le compte de résultat (méthodes comptables utilisées, montant des pensions et compléments de retraite, par exemple).

Les mentions obligatoires de l'annexe varient selon la taille de l'entreprise.

Pièces comptables obligatoires

Les comptes doivent apparaître dans les documents, sous forme électronique ou papier, suivants :

• le livre-journal qui consiste en un enregistrement chronologique (opération par opération et jour par jour) de tous mouvements affectant le patrimoine de l'entreprise : achats, ventes...

• le grand-livre qui rassemble tous les comptes (les écritures du livre-journal sont portées sur le grand livre et ventilées selon le plan comptable).

S'ils sont sous format électronique, ces documents n'ont plus à être numérotés dès leur établissement, mais simplement identifiés et datés.

Tout enregistrement comptable doit préciser l'origine, le contenu et l'imputation de chaque donnée, ainsi que les références de la pièce justificative qui l'appuie.

Attention : pour les exercices ouverts depuis le 1^er janvier 2016, le livre d'inventaire, qui regroupait les données d'inventaire (relevé de tous les éléments d'actif et de passif mentionnant leur quantité et leur valeur), n'est plus obligatoire. Pour les exercices précédents, il doit être conservé pendant 10 ans suivant la clôture de l'exercice.